SaaS | 在PMP知识体系下,看这30个项目管理流程

本文笔者将结合PMP知识体系,与大家谈谈自己

本文笔者将结合PMP知识体系,与大家谈谈自己关于SaaS行业的项目管理流程的理解。

笔者从事SaaS行业产品经理的工作两年有余,也参与了几个企业级项目的项目管理过程。

为了进一步加深对项目管理的理解,我学习了PMP的知识理论体系,并通过考试考取了PMP项目管理资质证书。今天结合PMP的知识体系,谈谈SaaS行业的项目管理流程。

理论基础

在PMP的理论体系中,项目管理包含五大过程组:启动→规划→执行→监控→收尾。

十大知识领域:项目整合管理、项目范围管理、项目进度管理、项目成本管理、项目质量管理、项目资源管理、项目沟通管理、项目风险管理、项目采购管理和项目相关方管理。

这五大过程组和十大知识领域,交叉形成了49个过程组。

下图来源为PMBOK第6版:

不同行业的不同项目,并不是采用所有的知识领域和过程组。实际项目管理过程中,是根据项目需要,裁剪使用其中一部分的知识领域和过程组。

下面以我所在的SaaS行业为例,进行项目管理过程的阐述。

一、启动阶段

启动是定义一个新项目或现有项目的一个新阶段,授权开始该项目或阶段的过程。

SaaS行业启动阶段一般包含以下2个过程:

1. 制定项目章程

制定项目章程主要是作为正式批准项目的依据,并且授权该项目负责的项目经理。SaaS行业项目目标一般是在客户公司上线我方公司的产品系统,因此项目经理主要职责是协调客户公司的项目需求及我方公司的资源。

2. 识别相关方

SaaS行业的相关方主要包括客户公司的领导、对接人和产品系统使用人员,我方公司的项目经理、实施顾问、产品经理、UI、开发和测试,以及可能涉及的第三方供应商,比如:其他公司的软件或硬件对接人员。相关方的人员姓名和联系方式,可以记录到相关方登记册中,方便项目过程中的沟通。

完成项目章程的制定和相关方的识别后,需要将所有相关方聚在一起,召开项目启动会议。会议结束后,项目进入规划阶段。

二、规划阶段

规划是明确项目范围,优化目标,为实现目标制定行动方案的过程。

SaaS行业规划阶段一般包含以下9个过程:

1. 制定项目管理计划

项目管理计划包含范围管理计划、进度管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、相关方管理计划等。管理计划为后续的所有项目工作提供参考,当客户公司与我方公司有争议点时,可查阅相关的管理计划。

2. 收集需求

收集需求需要到客户公司,对相关人员进行调研并记录原始需求。这个过程要产出详细的需求调研记录。

3. 定义范围

与客户公司沟通,确定本期项目的项目边界和验收标准,比如:本期要完成xx功能的开发,在xx部门上线xx功能模块的使用等。

4. 创建WBS

WBS是把项目工作拆分成较小的更容易管理的组成部分,在SaaS行业里,比如:把上线协同办公模块,可以拆分成上线考勤功能、上线报销功能、上线内部通讯功能等。

5. 定义活动

在SaaS行业中是把上面拆分完的功能进行具体开发工作的定义,比如:考勤功能的活动定义为移动端的打卡界面、后台打卡数据的保存和同步、考勤报表的统计和展示等。

6. 排列活动顺序

这个是对定义的活动进行排序,比如:考勤功能的打卡前端界面和后台数据保存接口可以同步进行,然后下一步活动是前后台的联调,再是考勤报表的数据统计等。

7. 估算活动持续时间

对上面定义的活动进行持续时间估算,也就是我们常说的开发量评估,比如:估算打卡界面的设计需要xx人天,后台接口的开发需要xx人天等。

8. 制定进度计划

根据活动顺序、持续时间的评估以及投入的开发资源,以及前期的需求编写时间、UI设计时间和后期的测试时间,我们可以制定进度计划,设定计划时间点和里程碑。

比如:4月1号进行考勤功能的试运行,5月5号进行报销功能的试运行,6月10号在客户公司全面上线系统。

9. 识别风险

在项目规划阶段,要识别本项目可能存在的风险。

SaaS行业一般的风险是延期风险和客户方的配合风险。针对可能存在的风险,制定风险管理计划进行应对,常见的应对策略比如加班赶工、客户方公司政策或高层的驱动等。

当规划阶段9个流程结束后,项目进入执行阶段。

三、执行阶段

执行是完成项目管理计划中确定的工作,以满足项目要求的过程。

SaaS行业执行阶段一般包含以下8个过程:

1. 获取资源

SaaS行业获取的项目资源主要是项目的团队成员,包括参与本项目的实施顾问、产品经理、开发、UI设计、测试等。

2. 管理团队

获取项目成员,组建完团队后,需要对团队成员的工作表现进行管理。当团队成员有变更,有老成员离开本项目或者有新成员加入时,需要重新分配团队成员的工作职责,比如老成员负责开发的功能模块由新成员接手。

3、指导与管理项目工作

这个是指为实现项目目标而进行的工作,比如:分配的开发任务或测试任务等。

当项目有已批准变更,自己所负责的工作也有所变更,比如考勤报表统计的展示由移动端显示变更为Web端,那么负责考勤报表开发的人员,工作职责也会变更为从移动端考勤报表开发变更为Web端考勤报表开发。

4、管理沟通

SaaS行业项目的沟通主要是保持项目信息在项目相关方之间的一致,避免信息不对称。所以当项目有变更时,需要以邮件或其他书面形式通知到相关方,并确认相关方已了解相关变更信息。

5、管理相关方参与

在项目执行过程中,需要与相关方进行沟通协作,促进相关方参与本项目。比如:与客户公司的人员沟通,让其试用部分已完成功能,并反馈试用过程发现的问题。

6、实施风险应对

前面规划阶段有提到,SaaS行业主要风险是延期风险和客户配合风险,延期风险一般是用加班赶工进行应对,客户配合风险一般是用客户公司的政策或高层进行驱动。

7、管理质量

SaaS行业的项目质量主要是指:产品质量——即产品实现的匹配程度和系统bug的数量等。需要提高产品匹配程度和系统稳定性。

8、管理项目知识

每个项目都有可借鉴的经验和教训,在项目执行过程中,可以参考过往类似项目的经验教训,也需要把本项目的经验和教训更新到我方公司的经验教训登记册中。

执行阶段和监控过程密不可分,在执行阶段需要监控,监控的结果又会反过来促进执行阶段的完善。下面介绍一下SaaS行业的监控阶段。

四、监控阶段

监控是跟踪、审查和调整项目进展与绩效,识别必要的计划变更并启动相应变更的过程。

SaaS行业监控阶段一般包含以下10个过程:

1. 监控项目工作

需要跟踪整体项目进展,并向客户公司和我方公司的相关方报告进展情况,并预测未来的进展能否符合项目计划。

2. 控制范围

监督项目范围边界,如果有超出本期项目范围边界的内容,需要提出项目范围的变更请求。

3. 控制进度

监督项目进度状况,如果有超出进度计划的内容,需要提出项目进度的变更请求。

4. 控制质量

监督项目质量标准,如果有超出质量标准的内容,需要提出项目质量的变更请求。

5. 控制资源

监督资源分配情况,如果有资源变动,需要提出资源的变更请求。

6. 监督沟通

监督客户公司与我方公司之间的信息沟通情况,如果有沟通需求的变动,需要提出沟通的变更请求。

7. 监督相关方参与

监督项目的相关方参与情况,如果相关方参与程度出现问题,需要提出相关方的变更请求。

8. 监督风险

监督项目可能出现的风险,如果发现风险,需要提出对应的变更请求。

9. 实施整体变更控制

以上范围、进度、质量、资源、沟通、相关方的变更请求提出后,需要对变更请求进行审查。

在SaaS行业中,由客户公司和我方公司召开项目变更会议,评估变更请求的紧急程度和带来的影响。如果变更请求未被批准,则通知变更请求的提出方审查结果。如果变更请求被批准,则需要重新修订项目管理计划和项目文件,并将变更结果以书面形式比如变更邮件,通知到项目的所有相关方。

10. 确认范围

当项目可交付成果完成,比如功能模块开发完成并上线运行一段时间后,客户方满意验收成果,则由客户方签字验收本期项目。

客户方对交付成果进行确认验收之后,项目进入收尾阶段。

五、收尾阶段

收尾是正式完成或结束项目、阶段或合同的所有活动的过程。

SaaS行业收尾阶段包含这个过程:

结束项目与阶段:

SaaS行业的项目收尾,需要对本期项目的相关文件如项目管理计划、需求文档和经验教训登记册等进行存档,并编写项目总结报告。

召开项目总结会议或庆功会后,释放本期项目占用的团队成员,团队成员会重新进入新的项目中。将项目移交给售后运营团队,由他们跟进该项目的后期问题反馈。

以上是我总结的SaaS行业一般涉及的30个项目管理流程。如果大家有不同的意见或建议,欢迎进行评论和交流。

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题图来自Unspalsh,基于CC0协议。

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